Vorbereitung und Unterstützung eines Changemanagement-Prozesses in einem Universitätsklinikum

Der Kunde: Ein führendes deutsches Universitätsklinikum

Der Berater: Thomas Schmidt (Projektleiter)

Die Aufgabe: Vorbereitung und Begleitung eines Changemanagement-Prozesses zur Integration neuer Betriebsabläufe in Verbindung mit dem Umzug von 2.000 Mitarbeitern verschiedener Berufsgruppen (Ärzte, Pflege, MTA, Verwaltung, externe Servicefirmen) aus zahlreichen dezentralen Kliniken mit unterschiedlichen Fachdisziplinen in ein neues Großklinikum.

Das Projekt: Mit dem Umzug verändern sich Teamstrukturen und Betriebsabläufe. Damit diese zukünftig reibungslos und harmonisch funktionieren, mussten die betroffenen Mitarbeiter einerseits eingebunden und neues Wissen an sie vermittelt werden, andererseits Widerstände erkannt und abgebaut werden.

Unterschiedlichste Kommunikationsangebote (Trainings, Workshops, Info-Veranstaltungen, Gewinnspiel, Newsletter, Tablettunterlagen, Begehungen, Arbeitskreise, Mitarbeiterzeitschrift u. v. m.) zu den geplanten Veränderungen wurden so gestaltet, dass sie eine Auseinandersetzung jedes Einzelnen und einen Dialog aller darüber erlaubten.

Um die neuen Abläufe und deren Nutzen bereits vor dem Umzug erleben und nachvollziehen zu können, haben wir gemeinsam mit dem Kunden ein Lernspiel entwickelt. Es wurde in über 60 hierarchieübergreifenden Workshops gespielt. Zudem diente das Lernspiel als zusätzlicher Qualitätscheck der geplanten Abläufe. Viele der dort geäußerten Verbesserungsvorschläge wurden inzwischen umgesetzt.

Damit die einzelnen Bereiche ihre Veränderungsarbeit und die Verzahnung der Teilprozesse und Teams auch nach den Workshops strukturiert fortsetzen konnten, wurden alle 150 Führungskräfte und 25 speziell ausgewählte Multiplikatoren auf ihre Rolle im Changeprozess vorbereitet und anschließend weiter begleitet.

Die Rolle: PUTZ & PARTNER stellte ein Team von Beratern, denen Veränderungsprozesse in Großunternehmen vertraut sind. Sie waren tätig als

o Designer und Umsetzer eines Multikanal-Kommunikationskonzeptes

o Moderatoren von fast 100 hierarchieübergreifenden Workshops

o Aufnehmer und Vermittler von Anregung und Kritik

o Coaches von Führungskräften und Multiplikatoren

o Berater des Vorstands zu begleitenden Maßnahmen

Das Ergebnis: Die von den Beratern gewählten Kommunikationsforen und Themenworkshops erzeugten inhaltlichen, sozialen und emotionalen Austausch über die anstehenden Veränderungen hinaus. Fragen, Widerstände und Ungeklärtes wurden dadurch sichtbar und konnten bearbeitet werden. Wertvolle zusätzliche Hinweise für die Planung der neuen Abläufe wurden erarbeitet und in das Projekt integriert. Und: Das Lernspiel ist heute beim Kunden in aller Munde – es hat zur Identifikation aller mit dem Neuen beigetragen!

Der Erfolgsfaktor aus Sicht des Beraters: "Die Anregung eines Dialogs möglichst vieler, durch den Entscheidungen nachvollziehbar sowie Perspektivenwechsel und Beteiligung aller möglich wurden."

Kontakt:
Thomas Schmidt (Thomas.Schmidt[at]PutzundPartner.de)
Volker Putz (Volker.Putz[at]PutzundPartner.de)