Prozessorientierte Organisation für ein Shared Service Center

Der Kunde: Ein regionales Versorgungs- und Verkehrsunternehmen

Die Berater: Martin Feige, Dr. Stephan C. Hansknecht, Ingo Sombrutzki, Hartmut Wienegge

Die Aufgabe: Konzipierung und Implementierung eines Shared Service Centers (SSC) für personal- und finanzwirtschaftliche Dienstleistungen

Das Projekt: Ziel des Projekts war es, vormals getrennte Organisationseinheiten für personal- und finanzwirtschaftliche Dienstleistungen in einem Konzern mit rund 4.500 Mitarbeitern zu einem SSC zusammenzulegen und so zu optimieren, dass die Servicequalität verbessert, die Kooperationsfähigkeit gesteigert und die Effizienz erhöht wird. Mit einem Projektteam von rund 40 Mitarbeitern und vier Managementberatern wurden die Unternehmensorganisation, Führungsstrukturen, Prozesszuordnungen und -verantwortungen sowie Konzepte für Servicescheine und Key Performance Indicators (KPI) erarbeitet. Umsetzungsmaßnahmen wurden geplant und durchgeführt. 

Die Rolle: PUTZ & PARTNER hat das Projektmanagement und Analysemethoden eingebracht, das Konzept der Shared Service Organisation entwickelt, zusammen mit Führungskräften des Kunden in der Projekt- und Teilprojektleitung gewirkt sowie fachlich die Arbeit in den Projektteams unterstützt.

Das Ergebnis: Es wurde ein neues Unternehmen mit rund 240 Mitarbeitern, einer prozessorientierten Organisation, neun Kernprozessen und flachen Führungsstrukturen gegründet. Damit wurde ein für den Konzern neues Organisationsprinzip mit einer neuen Unternehmenskultur eingeführt. Rund 750 identifizierte Teilprozesse wurden detailliert den Kernprozessen und neuen Organisationseinheiten zugeordnet. Für das gesamte Personal wurde erarbeitet, in welche neuen Organisationseinheiten die Mitarbeiter wechseln. Rund 60 Qualifizierungsmaßnahmen wurden detailliert vorbereitet und initiiert. Erforderliche IT-Anpassungen wurden geplant und angestoßen. Die Serviceleistungen sind in Servicescheinen detailliert beschrieben. Die Servicequalität wird anhand von rund 35 kundenorientierten KPI überwacht und gesteuert. Richtlinien, Organisationshandbücher, Arbeitsanweisungen und Verfügungen wurden überarbeitet und in Kraft gesetzt. Zum Ende des Projekts war die Funktionsfähigkeit des neuen SSC hergestellt.     

Der Erfolgsfaktor aus Sicht der Berater: "Für dieses Projekt war die koordinierte Unterstützung durch ein Team von vier Managementberatern in der Gesamtprojektleitung und in der Leitung von neun Teilprojekten erfolgsentscheidend. Darüber hinaus war die umsetzungsbezogene und fachspezifische Erfahrung der Berater in den verschiedenen personal- und finanzwirtschaftlichen Themen maßgebend. "

Kontakt:
Martin Feige (Martin.Feige[at]PutzundPartner.de)
Dr. Stephan C. Hansknecht (Stephan.Hansknecht[at]PutzundPartner.de)
Ingo Sombrutzki (Ingo.Sombrutzki[at]PutzundPartner.de)
Hartmut Wienegge (Hartmut.Wienegge[at]PutzundPartner.de)
Volker Rothenpieler (Volker.Rothenpieler[at]PutzundPartner.de)