Zentralisierung des Rechnungsmanagements in einem Landesbetrieb

Der Kunde: Ein Dienstleistungsunternehmen der öffentlichen Hand im Bereich Planung, Bau und Unterhalt von Autobahnen, Bundes-, Landes- und Kreisstraßen

Der Berater: Andreas Honert

Die Aufgabe: Analyse der IST-Situation und Modellierung von SOLL-Prozessen für das künftige zentrale Rechnungsmanagement, Formulierung von Basisanforderungen für das Lastenheft, Projektmanagement und Projektcontrolling.

Das Projekt: Der Kunde plant ein zentrales Rechnungsmanagement für ein- und ausgehende Rechnungen, zeitnahe Erfassung, Verbuchung und Zahlung der Belege sowie Verbesserung der Qualität des Gesamtprozesses. Der gesamte Prozess soll papierlos ablaufen. Der Lösungsansatz ist ein zentraler Rechnungseingang, das Scannen der Eingangsrechnungen und die elektronische Rechnungsprüfung mit SAP Business-Workflow inklusive Verknüpfung zu den gescannten Eingangsrechnungen. Die Herausforderung dabei war, dass unterschiedliche Belegarten (kameral und kaufmännische Belege) zu verarbeiten sind. Die vielfältigen Handlungsfelder wurden in Teilprojektgruppen teilweise eigenständig erarbeitet und geprüft. Parallel wurden durch Interviews die aktuellen Prozesse analysiert und SOLL-Prozesse für den Belegfluss modelliert. Dadurch wurden die notwendigen Vorarbeiten für ein Lastenheft geleistet, das als Grundlage der Ausschreibung des künftigen zentralen Rechnungseingangs im Hinblick auf Hard- und Softwareausstattung (Scanner, OCR, Workflow, Freigabestrategien) dient.

Die Rolle: PUTZ & PARTNER begleitete den Projektleiter bei dem Aufbau und der Umsetzung des Projektmanagements. Der erfahrene Managementberater hat frühzeitig alle relevanten Fachkräfte in das Projekt mit eingebunden, Projektsitzungen zielführend moderiert und die Ergebnisse strukturiert. Von besonderer Bedeutung war die Modellierung der SOLL-Prozesse, die übergreifend (Dienststellen und Fachabteilungen) erarbeitet wurden. 

Das Ergebnis: Nach Abschluss der Analyse und Konzeption wurde auf Basis der Prozessbeschreibungen durch den Kunden das Lastenheft erstellt und europaweit ausgeschrieben.

Der Erfolgsfaktor aus Sicht des Beraters: "Gerade bei einer solch umfassenden Restrukturierung in einem auch politisch herausfordernden Umfeld trägt der Managementberater insbesondere zum Projekterfolg bei, wenn er klare Strukturen einbringt, die Arbeiten in die richtige Richtung lenkt und Entscheidungsträger für die Projektziele gewinnt. Vor allem war die persönliche Führungs- und Managementerfahrung sehr hilfreich."

Kontakt:
Andreas Honert (Andreas.Honert[at]PutzundPartner.de)
Thomas Lau (Thomas.Lau[at]PutzundPartner.de)